Scan-IT to Office - Manual de usuario

Compatibilidad

La App Scan-IT to Office para dispositivos Android e iOS (smartphone y tableta). El Complemento Scan-IT to Office necesario se ejecuta en ordenadores de escritorio con sistema operativo Windows o Mac. Permite los siguientes destinos:

• Microsoft Word/Excel 2013 (o posterior)
• Microsoft Word/Excel 365 (versión de escritorio y en línea)
• Hojas de Cálculo de Google
• Google Chrome

El Scan-IT to Office Smart Keyboard Wedge es una herramienta independiente, que le ofrece la misma función que el complemento.

• Smart Keyboard Wedge para Microsoft Windows 10 (versión 1803+)
• Smart Keyboard Wedge para macOS versión 10.12+

Descarga e instalación

Instalar la App

Puede probar gratis la App Scan-IT to Office como demo. Los datos se reemplazarán con datos demo a intervalos aleatorios. Para su uso sin restricciones, le pedimos que adquiera una suscripción. Esta app móvil para Android solo está disponible en Google Play y para iOS en la App Store:

• Instalar Scan-IT to Office para Android
• Instalar Scan-IT to Office para iOS

Instalar el complemento

Para usar esta solución de adquisición de datos móvil, necesitará el correspondiente complemento Scan-IT to Office para la aplicación de destino o el Smart Keyboard Wedge en su dispositivo de escritorio. El complemento está disponible gratis para Microsoft Office (Word/Excel), Hojas de Cálculo de Google y Google Chrome en sus tiendas respectivas:

• Instalar Scan-IT to Office para Word/Excel
• Instalar Scan-IT to Office para Hojas de Cálculo de Google
• Instalar Scan-IT to Office para Google Chrome
• Instalar Scan-IT to Office Smart Keyboard Wedge

Interfaz de usuario

Menú

El menú principal ( ⋮ ) contiene los siguientes elementos:

• Agregar conexión
  Haga clic aquí para emparejar la app móvil con el correspondiente complemento de destino escaneando el código QR.
• Mostrar conexiones
  Muestra los complementos conectados y sus estados (p.e. en línea, pausa, offline).
• Formularios
  Abra este elemento para seleccionar el formulario de entrada para capturar los datos deseados.
• Historial
  Contiene una lista de los datos recientemente escaneados (estado de transmisión, hora de escaneado / envío o el mensaje de estado recibido).
• Ajustes
  En los ajustes puede configurar varias opciones (tipos de código de barras, juego de caracteres, preferencias de la cámara escáner, etc.).

Barra de herramientas

Bloquear rotación
La app puede utilizarse con orientación horizontal o vertical. Con este botón puede bloquear la orientación deseada.

Estado de conexión
Este icono muestra el estado de conexión actual con el color correspondiente (mire Conexiones para más detalles).

Formularios
Haga clic en este botón para seleccionar el formulario de entrada deseado para capturar datos.

Entrada manual
Toque este icono para introducir datos de códigos de barras manualmente a través del teclado.

Agregar conexión (Emparejar)

La vinculación conecta la app móvil con el complemento / teclado wedge del documento de destino en su ordenador de escritorio. Esto es sencillo y se hace en tan solo unos pasos:

• Abra el menú principal ( ⋮ ) de su App Scan-IT to Office y seleccione Agregar conexión.
• Abra el documento de destino que tiene el complemento Scan-IT to Office instalado, se mostrará un código QR para iniciar el emparejamiento.
• Seleccione Escanear código QR en su smartphone.
• Escanee el código QR mostrado del complemento (ver imagen).
• Si las dos instancias (app y complemento) muestran una conexión activa (icono verde / indicador de estado verde), ya puede empezar a capturar datos.
• Ahora la transferencia de datos funciona por si sola: los datos capturados se envían automáticamente a los documentos de destino abiertos.
• Todos los complementos conectados actualmente y el estado de la conexión se muestran en la app con el elemento Mostrar conexiones del menú principal.
• Para agregar varios dispositivos a su complemento, haga clic en el botón Agregar Teléfono ( ) abajo de la lista de Dispositivos configurados.
• Si quiere enviar datos a múltiples destinos, tiene que conectar la app con los correspondientes complementos. Para más detalles mire Scan-IT to Office - Preguntas frecuentes.

Mostrar conexiones

• Para recibir los datos capturados en el documento, la app debe indicar una conexión activa (icono verde en la barra de herramientas) y la entrada del dispositivo en el complemento debe estar activada (indicador de estado verde).
• Si la App Scan-IT to Office indica un error de conexión con un icono rojo, compruebe que su dispositivo móvil tiene conexión a internet.
• Si la App Scan-IT to Office indica un problema de conexión con un icono amarillo, compruebe que su App esté emparejada con el complemento y que el complemento esté ejecutándose.
• Si el complemento Scan-IT to Office indica un error de conexión con una barra naranja en la entrada del teléfono, compruebe que su ordenador tiene acceso a internet.
• Por favor compruebe que tanto el complemento como la app utilizan los mismos ajustes de servidor (disponible solo para suscripciones activas).
• El elemento “Mostrar conexiones” del menú muestra una lista de todos los complementos emparejados. Un indicador de estado muestra el estado de la conexión de los complementos (verde = en línea, amarillo = en pausa, gris = fuera de línea).
• Encontrará más información sobre este tema en: Preguntas frecuentes de Scan-IT to Office.
• Si sigue teniendo problemas de conexión, por favor, contacte con nuestro equipo de soporte

Formularios

Los datos se capturan en su smartphone o tableta utilizando formularios de entrada claramente estructurados:

• La app contiene Formularios estándar.
• Los usuarios pueden crear sus propios Formularios personalizados. Puede compartir los formularios personalizados al hacer clic en este botón:
  (La función compartir formulario, actualmente, solo está disponible en iOS).
• También hay disponibles Formularios específicos de cliente ¡bajo demanda!

El editor de formularios ofrece actualmente los siguientes tipos de campos:

• Código de barras
• Texto
• Número (p.e. cantidad)
• Cuadro de lista
• Fecha
• Hora
• Casilla
• Imagen (desde la cámara o de la galería)
• Datos de ubicación (basados en el GPS)
• Fecha y hora
• Texto fijo
• Cronómetro

Historial

• Almacenamiento de los datos
  Los datos capturados se guardan automáticamente en el historial de la app. El historial contiene la lista de los datos escaneados recientemente incluyendo información sobre el estado de la transmisión, tiempo de escaneado / envío o el mensaje de estado recibido.
• Funcionamiento Offline
  Sin una conexión a internet activa los datos se almacenan en la app y se marcan como no enviado en el historial. La app transmite los datos automáticamente si la conexión a internet se restaura. Entonces los datos se envían en el mismo orden que fueron introducidos.
• Reenvío de datos
  El usuario, si lo desea, puede reenviar registros del historial manualmente.

Ajustes

• Ajustes de la app
  En los ajustes de la App Scan-IT to Office puede configurar varias opciones como reconocer simbologías de códigos de barras, prefijo / sufijo de código de barras, juego de caracteres, preferencias de la cámara escáner, etc.
• Ajustes de conexión
  Aquí puede ver o ajustar el nombre del dispositivo y los complementos conectados. Puede seleccionar el servidor / puerto de comunicación. Para más detalles sobre la conexión mire Conexiones.
• Estado de la licencia
  Muestra el estado actual de la licencia de su app. Puede adquirir una suscripción de pago o cambiar la licencia directamente en la app.

Limitaciones

Por favor, tenga en cuenta que algunas características solo funcionan con Microsoft Word/Excel 2016 u Hojas de Cálculo de Google. Puede tener las siguientes limitaciones cuándo usar Microsoft Office 2013:

• No puede insertar imágenes
• En Excel, los datos no se dividen en columnas, sino que se insertan en una sola columna separados por espacios.
• Tras insertar, no puede cambiar la celda seleccionada en Excel. Todos los datos escaneados/enviados se insertan en la misma celda.
• Para más información, mire Scan-IT to Office - Preguntas frecuentes.

Multiusuario / Multidestino

• Puede utilizar varios dispositivos móviles para escanear datos en un documento de destino (Microsoft Word / Excel, Google Sheets o Google Chrome ) simultáneamente. Para ello, empareje cada App Scan-IT to Office con un único complemento Scan-IT to Office.
• Un mismo dispositivo puede enviar los datos escaneados a múltiples documentos de destino al mismo tiempo. Para ello, empareje la App Scan-IT to Office con varios complementos.
• Para más información mire Preguntas frecuentes de Scan-IT to Office.

Nube privada / Instalaciones in situ

• Scan-IT to Office también puede distribuirse usando un recurso compartido de red (no necesita una cuenta Microsoft para la instalación y funcionamiento en este escenario, más detalles previa petición).
• Estamos trabajando en la posibilidad de instalaciones in situ / nube privada del servidor de Scan-IT to Office. Por favor, contacte con nosotros para más detalles.

Compra y suscripción

• La app Scan-IT to Office está disponible como versión de prueba gratuita, una suscripción de pago desbloquea todas las funciones. Sin una suscripción, los datos registrados se remplazarán de vez en cuando con un texto demo y/o aparecerá una notificación en la app.
• Si ha adquirido una suscripción, la App Scan-IT to Office le recomienda cambiar al servidor de producción. Al cambiar el servidor, por favor, compruebe que ajusta el mismo servidor en el complemento Scan-IT to Office (mire Opciones del complemento).
• Puede descargar gratis el complemento / teclado wedge Scan-IT to Office (mire Descarga e instalación).

Observaciones finales

• TEC-IT aprecia sus comentarios y sugerencias. Tan solo cuéntenos lo que piensa y contacte con nosotros.
• ¡Disfrute probando nuestra última solución de código de barras!

Privacidad y seguridad

Scan-IT to Office se ha diseñado teniendo en cuenta la seguridad y privacidad:

• La solución Scan-IT to Office utiliza los servicios en la nube de Microsoft Azure (servidores actualmente ubicados en Norteamérica). Los servidores no almacenan ni registran ningún dato de forma personal permanente.
• Se comparte el ID del dispositivo Solamente con la finalidad de emparejarlo con el complemento Scan-IT to Office.
• Para listar los complementos conectados en la app, una ID de complemento generada aleatoriamente y el nombre del complemento se intercambia con la App Scan-IT to Office.
• Los datos de configuración, necesarios para asignar una Scan-IT to Office app con una instancia de Microsoft Office, se almacenan exclusivamente en la app (en su dispositivo) o en el almacén privado de la instancia de Microsoft Office (en su PC o Mac).
• Utiliza HTTPS para un comunicación segura.

Política de privacidad del complemento Scan-IT to Office para Hojas de Cálculo de Google

• El complemento Scan-IT to Office de Hojas de Cálculo de Google utiliza la dirección de correo electrónico de su cuenta de Google para asegurar que el complemento se ejecuta con la cuenta que actualmente ha iniciado sesión en Hojas de Cálculo de Google. Esto es necesario por un problema con los complementos de Google Sheets con múltiples usuarios en Google Chrome. VeaseProblema con Issuetracker de Google para más información.
• El complemento Scan-IT to Office para Hojas de Cálculo de Google no almacena datos personales de forma permanente.
• El complemento Scan-IT to Office para Hojas de Cálculo de Google no comparte sus datos personales con terceros.